Cách xuất hóa đơn đúng thời điểm để không bị phạt
Dựa vào 2 quy định này thì quy định về thời điểm xuất hóa đơn đã rõ ràng, chi tiết và gần như không còn khoảng trống để linh hoạt. Đặc biết đối với hộ kinh doanh là nhóm đối tượng cần phải nắm rõ vì vừa mới làm quen với hóa đơn điện tử, có thể chưa quen với quy trình và mốc thời gian nên giai đoạn đầu rất dễ xuất hóa đơn sai thời điểm, dẫn đến rủi ro có thể cao hơn cả doanh nghiệp.
Cụ thể tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định đối với hàng hóa thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm giao hàng cho khách không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Giả sử khách nhận hàng tại kho, tại cửa hàng thì xuất hóa đơn ngay trong ngày hôm đó, không đợi khách chuyển khoản, không gom tất cả các đơn hàng lại để xuất vào cuối ngày và cũng không được để đơn qua ngày hôm sau mới xuất.
Trường hợp giao hàng đi tỉnh hoặc giao về kho khách hàng (ví dụ giao từ thành phố Hồ Chí Minh đi Hà Nội) thì ngày xuất hóa đơn là ngày nhận hàng và ký bàn giao, không phải là ngày xuất kho, tiền cọc, tiền ứng hay đã thanh toán tiền đủ hay chưa cũng không ảnh hưởng đến thời điểm xuất hóa đơn.
Đối với dịch vụ, đây là phần mà doanh nghiệp dễ sai và dễ bị phạt nhất. Do có hai mốc thời điểm (một mốc thời điểm là nhận tiền ứng hoặc thanh toán tiền trước) với dịch vụ cho thuê hoặc dịch vụ thu tiền theo tháng nhận tiền là phải xuất hóa đơn ngay trừ khi tiền cọc thì phải ghi rõ trong hợp đồng là tiền cọc để đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, (hai là thời điểm hoàn thành hoặc nghiệm thu dịch vụ) áp dụng khi khách hàng không trả trước hoặc hợp đồng quy định thanh toán sau, riêng các ngành như xây dựng, tư vấn,... hóa đơn chỉ được xuất khi hoàn thành nghiệm thu chứ không căn cứ vào tiền ứng trước.
Ngoài ra, một lỗi rất nhiều doanh nghiệp mắc phải là nhầm lẫn giữa ngày xuất hóa đơn và ngày ký số. Theo đó, ngày trên hóa đơn là ngày phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn, còn ngày ký số được phép chậm tối đa một ngày làm việc.
Tuyệt đối không được phép chỉnh lại ngày xuất hóa đơn cho khớp với ngày chữ ký số. Vì như vậy khả năng cao sẽ làm cho hóa đơn đúng thành hóa đơn sai thời điểm.
Đối với ngành dịch vụ thì cơ quan thuế hiện nay kiểm tra thông qua tài khoản ngân hàng của mình, chỉ cần nhìn vào sao kê (ví dụ thấy ngày 5 doanh nghiệp nhận tiền nhưng ngày 10 mới xuất hóa đơn) thì cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình ngay. Nếu đó là tiền cọc thì có thể không có vấn đề gì nhưng nếu là tiền trả trước hay tiền tạm ứng cho dịch vụ thì hành vi này sẽ bị xử phạt vi phạm về xuất hóa đơn sai thời điểm.
Bên cạnh thời điểm xuất hóa đơn thì doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến thông tin trên hóa đơn được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, b, c, d, đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Việc lấy đầu đủ thông tin khách hàng như họ tên, địa chỉ, mã số thuế là yêu cầu bắt buộc. Trừ trường hợp người mua không cung cấp thông tin thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Người mua không cung cấp thông tin”
Đối với các đơn vị đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, cuối mỗi ngày bắt buộc phải truyền dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế. Nếu quên hoặc chậm truyền dữ liệu thì mức phạt có thể lên tới 20 triệu đồng theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Lập hóa đơn sai thời điểm thì có được đưa vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN không?
Căn cứ tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) có quy định điều kiện để các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN như sau:
"Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt."
Bên cạnh đó, tại Công văn 2731/TCT-CS năm 2016, Tổng cục Thuế đã hướng dẫn trường hợp tương tự như sau:
"Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Công ty TNHH KMW Việt Nam mua nguyên vật liệu chính của nhà cung cấp trong tháng 1/2016 để phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng nhà cung cấp không lập hóa đơn khi giao nguyên vật liệu trong tháng 01/2016 mà lập hóa đơn vào tháng 02/2016. Công ty có các hồ sơ, tài liệu: báo giá, hợp đồng kinh tế và biên bản bàn giao trong tháng 1/2016 thì đề nghị Cục Thuế tỉnh Hà Nam kiểm tra thực tế việc mua bán hàng hóa của Công ty để có cơ sở hướng dẫn Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với số hóa đơn nêu trên nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định và phối hợp với cơ quan thuế quản lý nhà cung cấp để xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm."
Như vậy, đối với trường hợp xuất hóa đơn sai thời điểm thì:
- Bên mua: Sẽ được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện là việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
- Bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, tùy vào từng trường hợp mà mức phạt sẽ khác nhau.
Tuy nhiên, Thông tư 20/2026/TT-BTC chỉ quy định về hồ sơ của các khoản chi không được trừ nên căn cứ vào Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP có quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chị thuế TNDN như sau:
"Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;
...
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
...
c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng."
Theo quy định trên, hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn được tính chí phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng những điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua vào, bán ra theo quy định của pháp luật. Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót thì bên bán phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo đúng quy định của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bên cạnh đó, bên bán sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, tùy vào số lượng hóa đơn vi phạm mà mức phạt cũng sẽ khác nhau.
Thời hiệu xử phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là bao lâu?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được coi là chưa bị xử phạt; thời hạn truy thu thuế như sau:
"Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được coi là chưa bị xử phạt; thời hạn truy thu thuế
1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
a) Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm
b) Thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:
Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện quy định tại điểm c khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc quy định tại điểm d khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm."
Theo quy định trên, thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là 02 năm theo quy định pháp luật. Và thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
Nguồn: http://ketoantinviet.com/tin-tuc/1154/cach-xuat-hoa-don-dung-thoi-diem-de-khong-bi-phat.html
