Nhầm lẫn giữa hóa đơn điều chỉnh và thay thế

"Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất."

Theo đó, nếu hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót thì thực hiện theo nguyên tắc sau:

(1) Hóa đơn có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai:

Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

(2) Hóa đơn có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.

Như vậy, việc lựa chọn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai sẽ tùy thuộc vào loại hóa đơn theo ngành hàng và trường hợp lập hóa đơn khác nhau, trong đó:

- Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để sửa các sai sót như sai sót về nội dung, số lượng, giá trị, hoặc các thông tin khác trên hóa đơn đã lập và chưa kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ số hóa đơn gốc, nội dung điều chỉnh, và lý do điều chỉnh.

- Hóa đơn thay thế sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ, và phải ghi rõ số hóa đơn cũ, lý do thay thế.

Lưu ý: Trường hợp trả lại hàng hóa thì phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Cách xuất hóa đơn đúng thời điểm để không bị phạt 70 triệu đồng?
Hiện hành, Chính Phủ đã ban hành Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

Đồng thời mới đây Cục Thuế cũng đã ban hành Thông báo 85/TB-CT năm 2026 tuyên truyền, phổ biến về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Dựa vào 2 quy định này thì quy định về thời điểm xuất hóa đơn đã rõ ràng, chi tiết và gần như không còn khoảng trống để linh hoạt. Đặc biết đối với hộ kinh doanh là nhóm đối tượng cần phải nắm rõ vì vừa mới làm quen với hóa đơn điện tử, có thể chưa quen với quy trình và mốc thời gian nên giai đoạn đầu rất dễ xuất hóa đơn sai thời điểm, dẫn đến rủi ro có thể cao hơn cả doanh nghiệp.

Cụ thể tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định đối với hàng hóa thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm giao hàng cho khách không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Giả sử khách nhận hàng tại kho, tại cửa hàng thì xuất hóa đơn ngay trong ngày hôm đó, không đợi khách chuyển khoản, không gom tất cả các đơn hàng lại để xuất vào cuối ngày và cũng không được để đơn qua ngày hôm sau mới xuất.

Trường hợp giao hàng đi tỉnh hoặc giao về kho khách hàng (ví dụ giao từ thành phố Hồ Chí Minh đi Hà Nội) thì ngày xuất hóa đơn là ngày nhận hàng và ký bàn giao, không phải là ngày xuất kho, tiền cọc, tiền ứng hay đã thanh toán tiền đủ hay chưa cũng không ảnh hưởng đến thời điểm xuất hóa đơn.

Đối với dịch vụ, đây là phần mà doanh nghiệp dễ sai và dễ bị phạt nhất. Do có hai mốc thời điểm (một mốc thời điểm là nhận tiền ứng hoặc thanh toán tiền trước) với dịch vụ cho thuê hoặc dịch vụ thu tiền theo tháng nhận tiền là phải xuất hóa đơn ngay trừ khi tiền cọc thì phải ghi rõ trong hợp đồng là tiền cọc để đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, (hai là thời điểm hoàn thành hoặc nghiệm thu dịch vụ) áp dụng khi khách hàng không trả trước hoặc hợp đồng quy định thanh toán sau, riêng các ngành như xây dựng, tư vấn,... hóa đơn chỉ được xuất khi hoàn thành nghiệm thu chứ không căn cứ vào tiền ứng trước.

Ngoài ra, một lỗi rất nhiều doanh nghiệp mắc phải là nhầm lẫn giữa ngày xuất hóa đơn và ngày ký số. Theo đó, ngày trên hóa đơn là ngày phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn, còn ngày ký số được phép chậm tối đa một ngày làm việc.

Tuyệt đối không được phép chỉnh lại ngày xuất hóa đơn cho khớp với ngày chữ ký số. Vì như vậy khả năng cao sẽ làm cho hóa đơn đúng thành hóa đơn sai thời điểm.

Đối với ngành dịch vụ thì cơ quan thuế hiện nay kiểm tra thông qua tài khoản ngân hàng của mình, chỉ cần nhìn vào sao kê (ví dụ thấy ngày 5 doanh nghiệp nhận tiền nhưng ngày 10 mới xuất hóa đơn) thì cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình ngay. Nếu đó là tiền cọc thì có thể không có vấn đề gì nhưng nếu là tiền trả trước hay tiền tạm ứng cho dịch vụ thì hành vi này sẽ bị xử phạt vi phạm về xuất hóa đơn sai thời điểm.

Bên cạnh thời điểm xuất hóa đơn thì doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến thông tin trên hóa đơn được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, b, c, d, đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Việc lấy đầu đủ thông tin khách hàng như họ tên, địa chỉ, mã số thuế là yêu cầu bắt buộc. Trừ trường hợp người mua không cung cấp thông tin thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Người mua không cung cấp thông tin”

Đối với các đơn vị đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, cuối mỗi ngày bắt buộc phải truyền dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế. Nếu quên hoặc chậm truyền dữ liệu thì mức phạt có thể lên tới 20 triệu đồng theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Nguồn: http://ketoantinviet.com/tin-tuc/1163/nham-lan-giua-hoa-don-dieu-chinh-va-thay-the.html